Grâce aux signatures électroniques, les entreprises et les particuliers peuvent signer rapidement et électroniquement des documents à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile, produisant ainsi une signature reconnue par les entités juridiques (comme beaucoup de tribunaux qui ont récemment accepté ce système), organisationnelles, politiques et autres. Les signatures électroniques permettent aux organisations de réduire les risques, de préserver les ressources et d'améliorer l'expérience des clients. Tout ce que vous devez savoir sur les signatures électroniques, notamment leur fonctionnement et leurs avantages en termes de sécurité et de droit, est abordé dans cet article.
Pour signer numériquement vos documents
De plus en plus d’entreprises et d’administration classent leur dossier en ligne. Les documents délivrés en ligne sont signés à l'aide d'une signature électronique, ce qui supprime l'obligation de signer les documents traditionnels à l'encre humide. Les documents juridiques, les contrats, les factures, les documents financiers, les contrats de vente, l’intégration de nouveaux collaborateurs en société, peuvent tous être signés électroniquement. Elle peut apparaître comme la représentation numérique de la signature d'une personne. Comme la version physique et traditionnelle, une signature électronique sert de preuve que le signataire est d'accord avec toutes les dispositions du document. Elle offre autant, sinon plus, de validité juridique que les signatures traditionnelles. Les signatures numériques sont sûres, c’est pourquoi d’ailleurs la raison pour laquelle de nombreux documents juridiques peuvent être signés électroniquement. À chaque étape du cycle de vie du contrat, les signatures électroniques authentifient, suivent et stockent les signatures et les données du signataire. La signature électronique est propre à chaque signataire, tout comme la signature manuscrite. Vous pouvez même signer numériquement divers formats de fichiers (signer un PDF par exemple). Il est recommandé de visiter le site www.universign.com pour en savoir plus à ce sujet.
Comment intégrer l’usage de la signature électronique ?
Pour vous assurer qu'une solution de signature électronique est adaptée à votre entreprise et qu'elle fonctionne avec les autres systèmes que vous utilisez, il est bon de la tester au préalable. En outre, assurez-vous que le système de signature électronique que vous choisissez est conforme aux exigences régionales et sectorielles. Assurez-vous de fournir au personnel une formation sur le fonctionnement des signatures électroniques si vous voulez être sûr que votre entreprise respecte les meilleures pratiques pour les utiliser. Les clients qui utilisent les signatures électroniques pour la première fois apprécieront également des instructions concises. Les formulaires peuvent être pré-remplis pour éliminer l'erreur humaine, tandis qu'une meilleure sécurité et des techniques d'authentification numérique réduisent les risques d’oublis. En outre, signer un PDF offre une piste d'audit utile pour garantir la conformité. En organisant des séances d’informations sur l’usage de ce type d’authentification, vous assurez une productivité accrue des employés. Le système d'approbation automatisé permettra aux propriétaires de documents de savoir exactement qui a signé quoi et quand.
Pour rendre plus rapide et plus agréable la gestion de vos activités
Qu’il s’agisse de gestion administrative ou de gestion commerciale, les signatures électroniques sont en train de devenir un besoin essentiel et une alternative valable aux signatures classiques sur papier physique. C’est une tendance naturelle et irréversible, les entreprises et l’ensemble de la société mondiale continuent de s'orienter vers la transformation numérique et l'automatisation. Les signatures électroniques réduisent la quantité de papier utilisée, ce qui est favorable à l'environnement et à l’économie d’espace. Vous apprécierez par la même occasion la facilité d’adaptation de signer un PDF : comme vous pouvez signer de n'importe où, il est plus simple de faire des affaires en voyageant ou en travaillant à distance. De plus, vous pouvez économiser de l'argent et du temps en faisant usage des signatures électroniques. Vous augmentez par la même occasion votre rendement, et vous réduisez les coûts d'impression, d'expédition et de stockage de vos dossiers. Les transactions électroniques (avec reçus, devis, factures…) deviennent alors plus sécurisées en ligne, sans besoin de toujours imprimer et de tout stocker physiquement.
Couplez l’usage de signature électronique avec votre logiciel d’entreprise
Des processus qui auraient pu prendre des semaines auparavant peuvent être accélérés en utilisant les outils de tableau de bord qui sont fréquemment inclus dans les logiciels de signature électronique. Ces outils vous permettent de suivre facilement les documents qui attendent une signature. En outre, le programme conserve la trace des documents signés, ce qui permet de les retrouver plus aisément. Vous avez une meilleure expérience utilisateur, puisque les logiciels de signature électronique rendent la signature des documents simple et rapide. Les clients et le personnel qui décident de signer un PDF bénéficient tous deux d'une solution fiable et acceptée par la majorité des organisations. En outre, les solutions de signature électronique sont simples à intégrer dans les systèmes existants utilisés par vos employés. Pour information, plusieurs pays d’Europe, d’Asie et d’Amérique reconnaissent désormais la valeur légale de la signature électronique. Enfin, sachez que cette dernière est à présent régie par une loi internationale et uniforme en matière d’authentification et d’identification d’une personne.